Lưu trữ chứng từ kế toán bao lâu là đúng luật?
- Tài liệu kế toán phải lưu tối thiểu 5 năm, 10 năm hoặc vĩnh viễn tùy loại.
- Chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính: tối thiểu 10 năm.
- Có thể lưu trữ điện tử, nhưng phải bảo đảm an toàn, tra cứu được và in ra được khi cần.
1. Ba mức thời hạn lưu trữ
| Thời hạn | Loại tài liệu |
|---|---|
| Tối thiểu 5 năm | Tài liệu dùng cho quản lý, điều hành không trực tiếp ghi sổ (phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập/xuất kho không lưu trong tập chứng từ…) |
| Tối thiểu 10 năm | Chứng từ dùng trực tiếp ghi sổ và lập BCTC, sổ kế toán, báo cáo tài chính năm, báo cáo kiểm toán |
| Vĩnh viễn | Tài liệu có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng theo quy định |
2. Tính thời hạn từ khi nào?
Thời hạn lưu trữ tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc ngày kết thúc công việc kế toán liên quan. Ví dụ chứng từ năm 2025 cần lưu ít nhất đến hết năm 2035.
3. Lưu trữ điện tử
Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được lưu dưới dạng điện tử. Doanh nghiệp cần sao lưu định kỳ, có phân quyền truy cập, và bảo đảm khi cơ quan thuế yêu cầu thì trích xuất được nhanh chóng.
4. Mẹo tổ chức kho chứng từ
- Đánh số chứng từ liên tục theo tháng, lưu theo bộ: hóa đơn – hợp đồng – chứng từ thanh toán.
- Lập danh mục hồ sơ lưu trữ theo năm, ghi rõ ngày hết hạn lưu trữ.
- Chỉ tiêu hủy khi đã hết hạn và lập biên bản tiêu hủy theo quy định.
Câu hỏi thường gặp
Hỏi: Mất chứng từ kế toán phải làm gì?
Đáp: Phải lập biên bản, báo cáo cơ quan có thẩm quyền và thực hiện phục hồi tài liệu theo quy định; đồng thời xác định trách nhiệm.
Hỏi: Có được chỉ lưu bản scan không?
Đáp: Chứng từ giấy vẫn cần lưu bản gốc theo thời hạn; bản scan chỉ hỗ trợ tra cứu.
- Luật Kế toán số 88/2015/QH13, Điều 41.
- Nghị định 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn Luật Kế toán (Điều 12–14 về thời hạn lưu trữ).
Cần người làm giúp? Chuyên gia BIVA rà soát miễn phí 30 phút – gọi/Zalo 0982 212 275 hoặc đặt lịch tư vấn.
Bài viết mang tính tham khảo, cập nhật tại thời điểm đăng. Quy định thuế – kế toán thay đổi thường xuyên; vui lòng kiểm tra văn bản hiện hành hoặc liên hệ BIVA trước khi áp dụng cho trường hợp cụ thể.
